Assistant de gestion hébergements spécifiques

Missions principales :

Poste placé sous l’autorité du Directeur académique de l'hébergement :

• Participe à promouvoir et organiser l’accueil de groupes et de saisonniers durant la période estivale

• Contribue à la gestion des groupes et autres publics accueillis dans les résidences universitaires l’été, y compris les étudiants en cours séjours

• Peut réaliser des missions transversales dans le domaine de l'hébergement sur demande de la direction générale du Crous

• Accueille le public et participe à l’administration et à la gestion d'une structure à fonctionnement hôtelier en lien avec la responsable du Faculty Club (accueil d’enseignants chercheurs)

Activités principales :

• Contribue à la gestion des demandes de réservation des groupes et autres publics accueillis l’été

• Contribue à la planification et à la gestion administrative et financière des groupes et autres publics accueillis l’été

• Peut être amené à contribuer au sein des résidences des Unités de gestion concernées à l'accueil logistique des groupes et autres publics accueillis l’été (gestion du linge, des produits d'entretien, des fournitures etc)

• Réalise à la demande de la direction générale toute mission spécifique confiée dans le domaine de l'hébergement

• Peut remplacer un assistant d'accueil et de secrétariat d'une résidence en cas d'absence du titulaire, au sein de l'UG de rattachement

• Durant les périodes d’absence de la responsable du Faculty club, la remplace sur ses missions :

ü   Accueille et facilite la vie des occupants du Faculty club (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives, remise de badge, réclamations …)

ü   Participe à la réalisation de la planification des logements et veille à l'occupation optimum de la structure

ü   Assure la préparation et l'accompagnement des arrivées et départ et assure les états des lieux d’entrée et de sortie relatifs

ü   Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations fournies

ü   Participe aux tâches de gestion administrative et financière du Faculty

ü   Participe au suivi et au contrôle de la base de données et du stock des badges et de l'état de présence des clés

ü   Contribue à l'amélioration du fonctionnement de la structure au travers notamment de propositions d'amélioration

ü   Veille à la sécurité des personnes et des biens,

ü   Contribue à la gestion des situations d’urgence, 

Conditions particulières d'exercice :

• Flexibilité horaire, avec travail possible sur des week-ends pour assurer notamment les états des lieux d'entrée et de sortie au Faculty Club ou dans le cadre de l'accueil de groupes et autres publics accueillis dans les résidences universitaires l’été,

• Contraintes liées au calendrier universitaire

• Déplacement ponctuel possible sur les résidences des Unités de gestion concernées par l'accueil des groupes et autres publics accueillis dans les résidences universitaires l’été.

Candidature : joindre obligatoirement une lettre de motivation. Toute candidature sans lettre de motivation ne sera pas considérée.

Profil

Niveau BAC + 2 et expérience de deux ans minimum

Compétences et connaissances :

• Maîtrise de l'outil informatique et des nouvelles technologies de communication et de gestion (notamment maitrise d'Excel, capacité à s'adapter facilement à un logiciel métier)

• Connaissance des techniques d’accueil et de communication

• Sens développé de l'accueil d'un public spécifique à besoins particuliers : enseignants chercheurs étrangers, parfois avec famille

• Compétences en gestion administrative et financière

• Maîtrise de l’expression écrite et orale

• Obligatoire Pratique fluide de la langue anglaise écrite et parlée

• Capacité à appréhender l’organisation intérieure de la structure et de son environnement (réseaux d’eau, de gaz, de chauffage, d’électricité ; implantation du matériel de sécurité)

• Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur    

Savoir être :

• Organisation et rigueur

• Réactivité et autonomie 

• Sens du service public et du travail en équipe 

• Sens de l’accueil, de l'écoute, calme et diplomatie